8 Fakten und das Delegieren wird zum Kinderspiel
Die Anforderungen an jeden von uns im Job und auch im Privatleben steigen ins Unermessliche. Das Pensum an Arbeit das täglich auf uns zukommt, kann alleine irgendwann nicht mehr bewältigt werden. Wenn wir in diesem Zustand der Überforderung und der Überarbeitung über einen längeren Zeitraum verharren, kann dies negative Auswirkungen auf unsere Psyche und Gesundheit haben. Vor allem auf Menschen mit Führungsverantwortung wie z.B. Abteilungsleiter, Teamleiter oder Filialleiter, wird der Druck von „oben“ immer größer. Hat man allerdings ein funktionierendes Team an seiner Seite, ist es nicht notwendig all dem Druck alleine standzuhalten. Ein Weg aus dieser Überbelastung ist das richtige Delegieren von Aufgaben.
Die richtige Art zu Delegieren ist aber nicht nur für Vorgesetzte ein wichtiges Tool um effizient und effektiv arbeiten zu können, sondern auch für Angestellte, Arbeiter oder Selbstständige.
Aufgaben abzugeben und zu delegieren hört sich, wie so vieles sehr einfach an, ist es aber leider nicht. Beim Delegieren kann sehr viel schiefgehen. Oft kommt die ganze Arbeit schlussendlich wieder zu einem zurück, die Aufgaben werden nicht im eigenen Sinn durchgeführt, gehen einfach unter, oder die Aufgabe ist so wichtig, dass man sie gar nicht abgeben möchte. Am Ende kommen viele zur Einsicht: „Dann mache ich es doch lieber selbst!“, und der Kreislauf beginnt von vorne.
Was macht das Delegieren so schwer?
Verantwortung abgeben
Eine Aufgabe zu delegieren heißt nicht, sie einfach zu übergeben, man muss auch den dazugehörigen Handlungsspielraum und die Verantwortung abgeben. Dazu gehört eine große Portion Vertrauen, das sich erst entwickeln muss. Eine Aufgabe mit halbherziger Verantwortung zu übergeben, wird nie zu guten Ergebnissen führen.
Die Zeit
Ein weiteres Problem ist die Zeit. Viele sagen: “In der Zeit, die ich mit Erklärungen verschwende, wie etwas zu machen ist, kann ich die Aufgabe selbst doppelt oder dreifach erledigen!“. Das stimmt natürlich, neue Aufgaben zu delegieren nimmt Zeit in Anspruch, allerdings wird diese immer kürzer bis ihr „Schützling“ keine Hilfe mehr benötigt.
Die Kommunikation
An einer klaren und transparenten Kommunikation scheitert so manches Team. Die Basis für richtiges Delegieren ist Verständnis. Warum ist es wichtig diese Aufgabe zu erledigen, warum bin ich die Richtige für diese Aufgabe, was genau wird von mir erwartet und wie soll das Endergebnis aussehen?
8 Fakten, die erfolgreiches Delegieren ermöglichen
1. Finden Sie Menschen, zu denen die Aufgabe passt!
Es macht keinen Sinn, einfach planlos Aufgaben zu verteilen. Es sollen die besten Ergebnisse dabei herausschauen. Im besten Fall sogar bessere, als wenn Sie die Aufgabe selbst erledigt hätten. Geht es um Aufgaben, die in ähnlicher oder gleicher Form immer wieder anfallen werden, suchen Sie sich Personen, die Sie weiterhin unterstützen können und wollen.
2. Versuchen Sie die Aufgabe klar zu kommunizieren!
Ein Post-It mit To-Do-Punkten reicht nicht aus, um Aufgaben effektiv zu delegieren. Nehmen Sie sich die Zeit, zu erklären was genau zu machen ist bzw. wie das Endergebnis aussehen soll. Ansonsten verbringt ihr Mitarbeiter unnötige Zeit damit herauszufinden, was genau zu tun ist und Sie müssen im Nachhinein Missverständnisse klären und für Fehler geradestehen.
3. Setzen Sie erreichbare Ziele und Fristen!
Der Kontext und Hintergrund einer Aufgabenstellung ist besonders dann wichtig, wenn nur Teile einer Arbeit delegiert werden, z.B. Vorbereitungsarbeiten. Wenn Ihr Kollege oder Mitarbeiter keinen Bezug zu einem Projekt hat, werden ihm auch einfach scheinende Aufgaben schwer fallen. Es ist auch wichtig, klare zeitliche Begrenzungen anzugeben, damit das Gegenüber sich den Arbeitsaufwand gut einteilen kann.
4. Geben Sie mit der Aufgabe auch Verantwortung ab!
Wie bereits erwähnt gibt es hier keine halben Sachen, ganz oder gar nicht. Sagen Sie Ihrem Kollegen oder Mitarbeiter, dass Sie in seine Fähigkeiten vertrauen und geben Sie genügend Entscheidungsfreiraum. Dabei ist zu beachten, dass jeder Mensch anders arbeitet und nicht den gleichen Lösungsweg einschlagen muss, den Sie wählen würden. Wird die Arbeit gut erledigt, steigt nicht nur Ihr Vertrauen, sondern auch das Selbstbewusstsein des Mitarbeiters.
5. Stellen Sie die nötigen Ressourcen zur Verfügung!
Machen Sie sich Gedanken, welche Dokumente, Daten oder Wissen ihr Mitarbeiter für die Erledigung eines Auftrages benötigt. Versuchen Sie dann, Ihrem Mitarbeiter einen einfachen Zugang zu diesen Ressourcen zu verschaffen. Darüber hinaus sollten Sie herausfinden ob die Person die entsprechenden Fähigkeiten hat um der Aufgabe gewachsen zu sein, oder ob sie überfordert wird.
6. Unterstützung lautet die Devise, nicht Kontrolle!
Beim Übernehmen von neuen Aufgaben ist oft eine gewisse Unsicherheit vorhanden. Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Sicherheit, dass sie für Fragen ein offenes Ohr haben. Besonders am Anfang sind Fehler ganz normal und sogar gut, damit man daraus lernen kann. Versuchen Sie eine gute Mischung zu finden, Sie sollten unterstützend sein, aber nicht kontrollierend. Ihre Mitarbeiter sollten bei Unklarheiten keine Hemmungen haben, Sie um Rat zu fragen.
7. Geben Sie Rückmeldung über die Ergebnisse!
Es bringt nichts, wenn Sie ihren Mitarbeiter nicht über etwaige Fehler aufklären. Oftmals neigt man dazu einfach nichts zu sagen und die Aufgabe das nächste Mal selbst zu erledigen. Erstens will man den anderen nicht kränken und zweitens kann es oft mühsam sein, etwas immer und immer wieder zu erklären. Allerdings kann ihr Mitarbeiter nur dann etwas dazu lernen und seine Fähigkeiten verbessern, wenn Sie konstruktives Feedback geben.
8. Ein herzliches Dankeschön ist die beste Belohnung!
Zeigen Sie Ihre Wertschätzung und Ihre Anerkennung mit einem ernst gemeinten Dank oder einem Lob für die gute Arbeit. Dadurch steigt die Arbeitsmotivation und so steht auch einer zukünftigen Zusammenarbeit nichts im Weg.
Wenn Sie diese 8 Fakten in Zukunft beim Delegieren von Aufgaben beachten, werden Sie und ihr Team nachhaltig effizienter arbeiten. Schaffen Sie es, Verantwortung abzugeben und Zeit für die notwendige Kommunikation und Koordination zu finden, werden Sie schlussendlich entlastet und Sie werden sehen, dass Aufgaben effektiver, schneller und auch besser gemeistert werden können.
Das grundlegende Geheimnis der Kunst des Managens besteht im Delegieren
von Cyril Northcote Parkinson
Diskutiert dieses Thema mit uns und teilt uns eure Erfahrungen mit. Was macht es für euch schwer, Aufgaben abzugeben? Bzw. gelingt es euch gut und ihr habt einen besonderen Tipp? Wir freuen uns, mit euch zu schreiben.
Einen Kommentar schreiben
Kommentar von Michael Filusch |
Ich dachte mir beim ersten durchlesen, dass das ganze diesmal recht trivial erscheint. Allerdings weiß ich von Geschäftsführern, die an gerade diesen Stellen scheitern. Aufgaben und Verantwortung abzugeben finden Geschäftsführer oftmals in der Theorie sinnvoll, merken dann aber zum Beispiel…
… dass Sie selbst die Aufgabe anders erledigt hätten / mit dem Ergebnis unzufrieden sind
… kein Vertrauen in die Mitarbeiter haben, es exakt so umzusetzen wie man es sich selbst am Ende wünschen würde
… man am Ende dennoch das letzte Wort über alles haben will.
Und da sind die Fehler häufig hausgemacht. Es werden keine klaren Zielvorstellungen kommuniziert, die Aufgabenübertragung läuft zwischen „Tür und Angel“, es gibt kein laufendes Feedback und die Projekte/der MA wird zu wenig/ garnicht im Prozess begleitet,…
mir hat es geholfen, besser zu verstehen, was da passiert, als ich mir klar machte, dass gerade die Situationen, wo das Delegieren hapert, bei Leuten passiert, die Führung eigentlich nicht im Skillset haben. Unternehmensgründer sind dann eben häufig Fachexperten oder Erfinder, die fachliche Expertise auf ihrem Gebiet mitbringen, aber sich oftmals noch nie mit Führung und Teamleitung inhaltlich beschäftigt haben. Team- und Abteilungsleiter sind oftmals auch „nur“ Leute, die in ihrem Aufgabenfeld fachlich wahnsinnig gut sind und daher eine inhaltliche Verantwortung durchaus übernehmen können – in ihren Führungfähigkeiten nicht ausreichend aufgebaut werden (keine/zu wenig Personalentwicklungsmaßnahmen, keine ordentliche Fähigkeitsdiagnostik für Positionsantritt,…)
So führt dann eins zum anderen und das Ergebnis ist häufig dann ganz verständlich ernüchternd, wird aber dann fälschlicherweise beim Mitarbeiter gesehen.
Mich würde mal interessieren, was du Mitarbeitern als Checkliste an die Hand geben wirst, an die eine Aufgabe delegiert wird @Carina: Das wäre ja dann das passende Gegenstück, nur dass der Akteur nicht der Delegierende ist, sondern die Person, die die Aufgaben an sich nimmt. Wie kann ein Mitarbeiter gegensteuern, wenn der Chef nicht gut im delegieren ist? ;-)
Antwort von Carina Andorfer
Lieber Michael, vielen Dank erstmal für deinen ausführlichen Kommentar. Es sind recht oft genau diese trivialen Dinge, denen niemand so richtig Aufmerksamkeit schenkt, weil sie so nebenbei mitlaufen, die letztlich eine gute Zusammenarbeit oder Erfolg ausmachen.
Ich sehe das genau so wie du, das Wissen ist da, aber an der Umsetzung hapert es. Ein Mensch, der noch nie in einer Führungsposition war, sich seine Position im Unternehmen durch Fachexpertise und Know-how in seinem Gebiet erarbeitet hat, kann nicht von heute auf morgen alles im Führungsverhalten richtig machen. Sehr oft wird genau das aber erwartet und die Überforderung ist vorprogrammiert. Das Ergebnis wird wie du sagst ernüchternd ausfallen und am Ende liegt die Schuld bei den Mitarbeitern, die die Motivation verlieren.
Ich denke, ganz ohne die Einsicht der Führungskraft, dass in dieser Hinsicht noch Entwicklungsbedarf besteht, ist es für die Mitarbeiter extrem schwer mit der Situation umzugehen. In diesem Fall kann ein klärendes Gespräch, ohne jegliche Angriffe oder Vorwürfe sehr hilfreich sein. Dabei kann zum Beispiel angesprochen werden, dass sich für die Übergabe von Arbeitsaufträgen mehr Zeit genommen werden sollte, dass die Mitarbeiter gerne einmal in der Woche Feedback zu ihrer bisherigen Arbeit bekommen würden, dass klarere Anweisungen erforderlich sind und vieles mehr.
Ich denke das vollkommene Vertrauen um auch die Verantwortung zu übergeben kommt dann erst mit der Zeit, wenn ein Team eingespielt ist und die grundlegenden Abläufe funktionieren.
Für mich wäre also der wichtigste Tipp für Mitarbeiter, deren Chef nicht gut delegiert, die Kommunikation. Nachfragen, Nachfragen und noch einmal Nachfragen. Ich denke, ein Mitarbeiter sollte die Möglichkeit haben seine Erwartungen und seine Bedürfnisse der Führungskraft mitzuteilen. Bevor es zu einem Gespräch kommt sollte man sich zuerst fragen, was man von der Führungskraft braucht, um eine Aufgabe gut erledigen zu können. Vielleicht ist es eine längere und detailliertere Anweisung, vielleicht ist es die Unterstützung während eines Projektes, vielleicht ist man momentan so überlastet, dass man überhaupt nicht noch eine Aufgabe erledigen kann, vielleicht hat man gar nicht verstanden, was eigentlich zu tun ist oder es fehlen die nötigen Ressourcen. Mit diesem Wissen kann auch ein konstruktives Gespräch mit der Führungskraft geführt werden, weil man ansprechen kann, was noch fehlt um die Aufgabe erfolgreich zu meistern ohne sagen zu müssen: „Sie können nicht gut delegieren!“.
Was sagst du dazu? Vielleicht wäre es gar nicht so schlecht, dieses Thema in einem eigenen Beitrag aufzugreifen =)
Kommentar von Florian Frankl |
Guten Abend, ich habe Ende Februar auch einen Beitrag zum Thema „Delegieren“ auf meinem Blog „Q-Enthusiast“ veröffentlicht. Bisher kam es mir verstärkt so vor, als lägen insbesondere in meinem Bereich, dem Qualitätsmanagement, Defizite vor. Es wird hier verlangt, dass Führungskräfte teils hohe Verantwortung für Produkte und Verbraucher oder Kunden übernehmen. Durch diesen Artikel und den den Kommentar von Carina wurde mir aber bewusst, dass es sich vermutlich eher um eine Art kulturelles Problem handelt, vor dem kein Fachbereich und auch keine Branche ganz verschont bleibt. Als Vorgesetzter von acht Mitarbeitern an fünf verschiedenen Standorten ist meine Erfahrung, dass es im Grunde gar nicht so schwer ist, das Delegieren zu lernen und es sehr vielen Chefs an der Zeit für Führung mangelt. Man scheint liebervManager als Führungskraft sein zu wollen. Das beschränkt nicht nur diese Person selbstbsondern auch deren Unternehmen und erzieht deren Mitarbeiter in äußerst negativer Art und Weise. Danke jedenfalls für diesen guten Artikel der einige wesentliche Aspekte treffend auf den Punkt bringt! Viele Grüße Florian Frankl
Antwort von Andreas Kerneder
Hallo Herr Frankl,
erstmal möchte ich mich bei Ihnen für den tollen Beitrag und Ihr Feedback bedanken. Es freut mich natürlich, wenn Sie unsere Artikel als Interessant empfinden. Ich wünsche Ihnen noch einen schönen und hoffentlich erholsamen Abend.
Liebe Grüße
Andreas Kerneder