Erfolgreiche Umfragen: Tipps für höhere Rücklaufquoten
Egal um welche Art von Befragung es sich handelt, eine höhere Anzahl an Befragten sorgt immer auch für repräsentativere und genauere Ergebnisse. Welche Vorüberlegungen zu Beginn einer Mitarbeiterumfrage klar sein sollten, wurde letzte Woche bereits erklärt. Doch eine gute Planung garantiert noch keine hohe Teilnehmerzahl. Die Rücklaufquote beschreibt den Anteil der zur Teilnahme eingeladenen Personen, die auch tatsächlich an der Befragung teilnehmen. Diese Quote spielt eine bedeutende Rolle für den Erfolg einer Umfrage und sollte möglichst hoch sein. Was bei der Umfrageerstellung zu beachten ist und mit welchen Tipps Sie bessere Rücklaufquoten für ihre Mitarbeiterumfragen erzielen, lesen Sie im Artikel von zweikern.
Inzwischen führen fast alle Großunternehmen regelmäßige Mitarbeiterumfragen zu verschiedenen Themen durch. Die Rücklaufquote beträgt dabei jedoch oft nicht mehr als zehn bis 25 Prozent. Erfolgreichere Umfragen schaffen eine Rücklaufquote von bis zu 80 Prozent, wobei sich die meisten Befragungen zwischen diesen beiden Extremwerten befinden. Befragungsmüdigkeit ist einer der Hauptgründe für schlechte Rücklaufquoten und beschreibt Gründe, warum Mitarbeitende nicht an Umfragen teilnehmen bzw. sie nicht abschließen. Menschen nehmen unter anderem viel eher teil, wenn sie starke Emotionen und Gedanken gegenüber dem behandelten Thema erleben. Somit erreicht man zwar die Mitarbeitenden mit extremeren Ansichten, verliert aber den Rest der Stichprobe. Ein weiteres Problem kann die Umfrageermüdung darstellen, wenn die Umfrage zu lange dauert oder uninteressant wird. Bei der Gestaltung der Befragung gibt es einige Tipps und Tricks, die genau dieser Problematik vorbeugen.
Dos and Don‘ts erfolgreicher Befragungen
1. Sorgfältige Fragenwahl
Die Wahl und Anzahl der Fragen können bestimmend dafür sein, ob die Mitarbeitenden motiviert bleiben, die Umfrage bis zum Ende auszufüllen. Vor allem bei komplexen Themen ist man als Befragungsautor/in dazu geneigt, schwer verständliche Fragestellungen zu wählen und sowohl die Wortwahl als auch die Wortreihenfolge unnötig zu verschachteln. Bewährt hat sich in der Praxis der Mitarbeiterumfragen, genauso wie bei vielen anderen Umfrageformaten, eine einfache und prägnante Ausdrucksweise. Menschen wägen unbewusst Kosten und Nutzen ab, wenn sie eine Umfrageteilnahme in Erwägung ziehen. Sind Mitarbeitende also nicht brennend am Thema interessiert oder erwarten sie keine wirkliche Veränderung durch die Befragung, verringern hohe Kosten die Teilnahmemotivation zusätzlich. Wie Sie die Entstehung dieser negativen Erwartungshaltungen der Mitarbeitenden verhindern, erfahren Sie im Beitrag Mitarbeiterbefragungen: Gut geplant ist halb gewonnen. Hohe Kosten wären in diesem Fall vor allem hohe zeitliche und kognitive Aufwände. Einfache Formulierungen reduzieren den kognitiven Aufwand, während kurze Umfragen, die nicht mehr als einige Minuten in Anspruch nehmen, den Zeitaufwand minimieren. Dadurch kann die Rücklaufquote beträchtlich erhöht werden.
2. Richtige Formulierungen
Suggestivfragen sind eine der vielen sprachlichen Fehler, die es bei Umfragen zu vermeiden gilt. Diese Art von Fragen gibt die erwünschte Antwort bereits in der Frage vor und beeinflusst so das Antwortverhalten. Wenn ehrliche und wahrheitsgemäße Ergebnisse das Ziel sind, müssen sich die Entwickler/innen der Umfrage über solche sprachlichen Stolperfallen bewusst sein. Ebenso können diskriminierende und beleidigende Formulierungen, auch wenn sie vom Fragestellenden nicht als solche gesehen wurden, die Rücklaufquote verringern. Dieses umfragespezifische Wissen kann beispielsweise durch spezielle Schulungen erlangt werden. Zudem sollten nicht zu viele soziodemographische Daten erhoben werden, da diese meist ohnehin irrelevant sind und die Anonymität gefährden. Was bei der Formulierung ebenfalls zu beachten ist, sind sprachliche Barrieren. Vor allem in mehrsprachigen und interkulturellen Unternehmen sind korrekte Übersetzungen und Formulierungen essenziell für interpretierbare Ergebnisse. Wird das deutsche Wort „Zusammenhang“ beispielsweise mit „coherence“ übersetzt, könnte dies auch als „Verständlichkeit“ interpretiert werden. Das Überarbeiten von Umfragen durch unternehmensinterne Muttersprachler kann helfen, diese sprachlichen Barrieren zu reduzieren.
3. Optimales Design
Durch die Digitalisierung und den technischen Fortschritt hält sich die Geduld der Menschen in Grenzen, was langsame Ladezeiten und unübersichtliche Designs angeht. Wenn man gute Rücklaufquoten erzielen will, sollten diese Faktoren berücksichtigt werden. Die Umfrage sollte nicht nur am Computer und Laptop korrekt dargestellt werden, sondern auch auf mobilen Geräten. Ist dies nicht der Fall, können wichtige Daten verloren gehen. Professionelle Designs machen die Teilnahme attraktiver für die Mitarbeitenden. Hier geht es wieder um Kostenreduktion: Eine einfache Handhabung verringert den Aufwand für die Mitarbeitenden, an der Umfrage teilzunehmen. Ein weiterer Trick, die Teilnahmemotivation zu steigern, kann das Einbetten der ersten Frage bereits in die Umfragebeschreibung sein. Kann die erste Frage schnell beantwortet werden, sinkt die Hemmschwelle, sich auch mit den restlichen Fragen zu befassen.
4. Attraktive Incentives
Zu guter Letzt können, wenn erwünscht, auch verschiedene Incentives eingesetzt werden, um die Rücklaufquote zu erhöhen. Diese müssen nicht unbedingt finanzieller Art sein und können beispielsweise die Form von Gewinnspielen oder Rabattaktionen annehmen. Incentives können zwar eine effektive Methode sein, die Teilnahmemotivation zu steigern, sollten aber nicht der einzige Anreiz sein. Denn nehmen Mitarbeitende nur teil, um eine Belohnung zu erhalten, könnte dies die Ergebnisse verfälschen oder gar für nur halb ausgefüllte Umfragen sorgen. Diese Methode sollte deshalb in Kombination mit anderen Strategien eingesetzt werden. Besser ist es, die Mitarbeitenden nehmen aus einer inneren Motivation heraus teil, denn dann antworten sie auch ehrlich. Den Sinn und Zweck einer Mitarbeiterbefragung klar zu kommunizieren, sollte deshalb stets Priorität haben.
Fazit zu erfolgreichen Befragungen
Der erste Eindruck ist wichtig und bestimmt über unsere weiteren Gedanken und Handlungen. Dies gilt für Personen, aber auch für Einladungen und Bitten. Deshalb ist das Design, die Länge und die Formulierung einer Mitarbeiterumfrage so wichtig. Um eine möglichst hohe Rücklaufquote zu erzielen, müssen einige größere und kleinere Regeln befolgt werden. Sind Sie immer noch unsicher, was die Erfolgschancen Ihrer Umfrage angeht, kann die Hilfe von Experten den entscheidenden Unterschied machen.
Die Kunden werden ein Unternehmen erst dann lieben, wenn die Mitarbeiter es lieben.
Von Simon Sinek, amerikanischer Autor und Unternehmensberater
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