Feedbackgespräch: 7 Tipps für angstfreies Feedback

Wir haben letzte Woche bereits eine kleine Einführung in das Thema Feedbackkultur und Feedbackgespräch gegeben. Da die trockene Theorie hinter alle dem vielen Menschen bekannt ist und es meist an der Umsetzung in die Praxis scheitert, möchte ich Ihnen heute den Ablauf eines Feedbackgespräches vorstellen. Hier geht's zum Beitrag der letzten Woche: Feedbackkultur

Die ideale Feedbackkultur

Zu Beginn möchte ich Ihnen mein persönliches Idealbild von einer guten Feedbackkultur in einem Unternehmen vorstellen. Eine ganzheitliche und nachhaltige Feedbackkultur beinhaltet meiner Meinung nach nicht ausschließlich das Feedbackgespräch als Tool. Es ist eine Mischung aus regelmäßigen Mitarbeitergesprächen, gut dosierten Feedbackgesprächen, einer Anerkennungskultur, in der man Mitarbeitern zeigt, dass gute Leistungen wahrgenommen und wertgeschätzt werden, sowie einer offenen und transparenten Kommunikation. Das heißt, als Basis dienen die Mitarbeitergespräche, die am besten halb- oder vierteljährlich stattfinden, um aktuelle Projekte, bisherige Erfolge, Zielformulierungen, sowie die Entwicklung im Unternehmen zu besprechen. Das Feedbackgespräch sollte öfter, dafür aber kürzer stafffinden. Hier können die Leistungen bei aktuellen Arbeitsaufgaben zeitnah besprochen werden und auf das individuelle Verhalten des Mitarbeiters im Unternehmen eingegangen werden. Darüber hinaus ist es wichtig, am aktuellen Stand der Dinge zu bleiben. Das heißt nicht nur über Feedbackgespräche oder -Bögen an Informationen über den Zustand und die Bedürfnisse der Mitarbeiter zu gelangen, sondern durch Echtzeit-Analysen. Damit ist es möglich, innerhalb von wenigen Minuten herauszufinden, wie es mit dem Lifestyle und der Qualität des Unternehmens aussieht. So kann auf Probleme so schnell wie möglich reagiert werden und diese auch spezifisch und individuell bearbeitet werden.

Mitarbeitergespräch & Feedbackgespräch

In vielen Unternehmen wird jährlich ein Mitarbeitergespräch durchgeführt, meist einfach nur dafür, dass man es eben gemacht hat. Weder Führungskraft noch Mitarbeiter kann davon profitieren und geht eher mit einem mulmigen Gefühl in das Gespräch. Eventuell werden negative Dinge besprochen und eigentlich ist es doch reine Zeitverschwendung. Sehen Sie das ähnlich? Mit diesen Gedanken sind Sie sicher nicht alleine. Das ist schade, denn Mitarbeiter können nur durch Feedback Ihre Leistungen verbessern, sich weiterentwickeln und im Unternehmen vorankommen. Der erste Schritt zu einem erfolgreichen Mitarbeitergespräch ist das Feedback. Ein Feedbackgespräch ist ein kürzeres Zusammenkommen zwischen Mitarbeiter und Führungskraft, in dem ein beiderseitiges Feedback über aktuelle Themen seinen Platz finden soll. Dazu sollten so oft wie möglich kurze Feedbackgespräche geführt werden, um zeitnah zu den Projekten Rückmeldung geben zu können, Fehler schnell aufzudecken und Missverständnissen vorzubeugen. So gehört das Feedback allmählich zum normalen Arbeitsalltag und dem Mitarbeitergespräch wird Druck aus den Segeln genommen.

Das Feedbackgespräch

Gespräche bauen eine Verbindung zwischen Menschen auf und so fördert eine angemessene Feedbackkultur nicht nur den Zusammenhalt, sondern auch das Vertrauen zueinander. Die Vorteile von einem regelmäßigen Austausch auf einen Blick:

• Mitarbeiter bekommen frühzeitig die Möglichkeit anzubringen, wenn sie etwas stört, sie mit bestimmten Arbeitsbedingungen unzufrieden sind oder sonstige Belangen zum Ausdruck bringen möchten. So kann schnell darauf reagiert werden und eine Abwanderung von Mitarbeitern verhindert werden. Dies gibt ihnen das Gefühl gehört zu werden und steigert die Arbeitszufriedenheit sowie die Motivation.

• Durch ein zeitnahes Feedback können Fehler und Missverständnisse sehr früh erkannt und gelöst werden. Der Mitarbeiter kann besser einschätzen was von ihm erwartet wird und ob der Vorgesetzte mit seiner Arbeit zufrieden ist, vielleicht gibt es Verbesserungspotenzial. Darüber hinaus können die Ressourcen der Mitarbeiter ideal genutzt und etwaige Potenziale erkannt werden.

• Ist einmal eine vertrauensvolle Basis entstanden, kann eine Führungskraft ein Feedbackgespräch nutzen, um selbst Rückmeldung über eigene Leistungen und dem Führungsverhalten zu erhalten.

Leitfaden für ein erfolgreiches Feedbackgespräch

Terminvereinbarung

Ein Feedbackgespräch kann jederzeit nach Bedarf verabredet werden und ist, im Gegensatz zu dem Mitarbeitergespräch, nicht an Zeiten gebunden. Trotzdem sollte es nicht zu spontan vereinbart werden, damit sich beide Gesprächspartner darauf vorbereiten können. Am besten einfach mal einen Terminvorschlag anbieten.

Gesprächsvorbereitung

Machen Sie sich bewusst, dass die eigene Einschätzung über das Selbstbild oft nicht mit dem Fremdbild übereinstimmt. Es kann passieren, dass das was wir tun, ganz anders bei unserem Umfeld ankommt, als wir dachten. Versuchen Sie vor dem Gespräch zu reflektieren, wie Sie Ihre Leistungen und Ihr Verhalten einschätzen und wie diese bei Ihrem Chef angekommen sind. Darüber hinaus können Sie sich auch überlegen, in welchen Bereichen Sie mehr Unterstützung von Ihrem Chef benötigen oder Sie Optimierungspotenzial sehen. Setzen Sie sich auch Ziele, was sie in diesem Gespräch gerne erfahren und anbringen möchten.

Durchführung

Das Ziel von einem Feedbackgespräch ist es, seinem Gegenüber zu sagen, wie man ihn sieht und wahrnimmt, ohne diesen zu verletzen. Niemand wird gerne in seinem eigenen Selbstbild korrigiert, deshalb ist es wichtig, beim Feedbackgespräch gewisse Regeln einzuhalten.

1. Nur konstruktives Feedback ist gutes Feedback

Eine konstruktive Rückmeldung ist immer lösungsorientiert und nach vorne gerichtet. Im Mittelpunkt steht das Weiterkommen, die Entwicklung des Gegenübers ohne besserwisserisch oder überlegen zu wirken. Es geht darum, dem Gegenüber neue Sichtweisen zu eröffnen und Lösungswege zu erkennen oder gemeinsam zu erarbeiten.

2. Bitte nicht psychologisieren

Versuchen Sie, den Gesprächspartner nicht zu analysieren, Sie können nicht in ihn hineinschauen. Ein: „Was ist denn mit Ihnen los in letzter Zeit, gibt es schon wieder Zoff zu Hause?“, ist nicht angebracht. Empathie zeigen und ein einfühlsamer Umgang ist hier die bessere Lösung.

3. Nur beschreiben, nicht interpretieren

Haben Sie eine Vermutung, dann äußern Sie diese auch als Vermutung. Oft neigt man in einem Feedbackgespräch dazu, subjektive Wahrnehmungen als Tatsachen auszusprechen. Das Verhalten Ihres Gegenübers kann viele andere Gründe haben, urteilen Sie nicht vorschnell.

4. Auch positive Aspekte erwähnen

Es ist nicht sehr sinnvoll in einem Feedbackgespräch nur negative Aspekte zu erwähnen. Dies kann extrem niederschmetternd und demotivierend wirken. Es sollte eine ausgeglichene Balance zwischen Wertschätzung, was bereits gut gemacht wird und wo es noch Verbesserungsbedarf gibt, herrschen.

5. Nicht um den heißen Brei herumreden

Viele Menschen tun sich schwer, negatives Feedback gut zu formulieren und reden dabei ewig um den heißen Brei herum. Dabei geht die ursprüngliche Message oft verloren. Versuchen Sie Feedback so konkret wie möglich anzusprechen, so kann Ihr Gegenüber am besten nachvollziehen, was genau sie meinen.

6. Verallgemeinerungen vermeiden

Mit Verallgemeinerungen wie, „Es stört mich wirklich sehr, dass Sie immer zu spät kommen!“, geben Ihrem Gegenüber das Gefühl sich rechtfertigen zu müssen. Dies sollte so gut wie möglich vermieden werden. Auch Aussagen wie „Dass Sie immer zu spät kommen, ist schon allen in der Abteilung aufgefallen!“, sind ein No-Go.

7. Wertschätzung nicht vergessen

Die Wertschätzung ist für beide Gesprächspartner enorm wichtig. Sind Sie Feedbackgeber ist es, wie in Punkt 4 bereits erwähnt, sehr wichtig Leistungen anzuerkennen und wertzuschätzen, auch wenn es hie und da noch Schwierigkeiten gibt. Als Feedbackempfänger, sollten sie Ihre Wertschätzung zeigen, in dem Sie aufmerksam zuhören, nicht vorschnell antworten, einen Rat annehmen und Ihre Dankbarkeit dafür ausdrücken.

Das Feedbackgespräch sollte nicht länger als 30 Minuten dauern; ideal wären 15 bis 20 Minuten und dafür auch kürzere Abstände zwischen den Gesprächen (z.B. monatlich). Ein Feedbackgespräch ist in jeder Situation hilfreich und kann einen absoluten Mehrwert bringen. Auf der einen Seite der Mitarbeiter, der gerade eine Veränderung erlebt, zum Beispiel neue Aufgaben oder mehr Verantwortung übernimmt und dabei über jedes Feedback dankbar ist; und auf der Anderen jener Mitarbeiter, der in einen Arbeitstrott gerutscht ist und nur mehr Dienst nach Vorschrift macht, dem ein Feedback dabei hilft, neue Motivation zu finden und sich Herausforderungen zu stellen.

Wenn wir besser werden und aus unseren Fehlern lernen möchten, müssen wir herausfinden, wie unser Verhalten und Handeln bei unserem Umfeld ankommt und wie wir verstanden werden. Nur so können wir unbewusste Verhaltensweisen, die nicht dem entsprechen, was wir vermitteln möchten, erkennen und ändern.

 

Ich bin dankbar für die schärfste Kritik,
solange sie nur sachlich bleibt

von Otto von Bismarck