Mitarbeiterbefragungen: Gut geplant ist halb gewonnen
Mitarbeiterumfragen werden mit dem Ziel durchgeführt, Problembereiche zu identifizieren und dementsprechend spezifische Maßnahmen einzuleiten. Voraussetzung dafür ist die Teilnahme der gesamten Belegschaft an der Umfrage, da das Ergebnis sonst verzerrt sein kann. Die Rücklaufquote bei Mitarbeiterbefragungen liegt im Regelfall nur bei rund 25 Prozent, was eine realistische Abschätzung der Lage erschwert. Denken die Mitarbeitenden, dass nach der Umfrage auch nichts anders ist als davor, machen sie eher nicht mit. Ebenso können falsch formulierte Fragen oder unwichtige Themen der Grund sein, warum Befragungen keine fruchtbaren Ergebnisse zeigen. Das Sprichwort „Gut geplant ist halb gewonnen“ ist bei Mitarbeiterbefragungen sehr treffend, weshalb Sie im Folgenden Tipps zur optimalen Vorbereitung und Durchführung von Befragungen finden.
Warum die Mitarbeitenden befragen?
Die Mitarbeiterbefragung ist ein beliebtes HR-Instrument, das zu verschiedensten Zwecken und in vielen Unternehmen sinnvoll eingesetzt werden kann. Dabei werden sämtliche Mitarbeitende zu bestimmten Themen befragt, um Problembereiche zu identifizieren. Anschließend werden Maßnahmenpläne entwickelt und umgesetzt, bis die nächste Befragung folgt. Durch regelmäßige Umfragen kann die für Führungskräfte manchmal schwer greifbare Stimmung der Mitarbeitenden erfasst werden sowie die Entwicklung dieser. Durch den anonymen und freiwilligen Charakter der Befragung können Missstände und Probleme erfasst werden, die sonst unausgesprochen geblieben wären. So werden sowohl Stärken als auch Schwächen aufgedeckt und die Kommunikation zwischen den Ebenen der Organisation wird gefördert. Auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden steigt durch die direkte Einbindung und Berücksichtigung ihrer Bedürfnisse.
Werden Mitarbeiterbefragungen rein aus Imagegründen durchgeführt, bleiben diese Vorteile jedoch aus. Denn werden die Befragungen als Routinechecks ohne Konsequenzen behandelt, verlieren die Mitarbeitenden das Vertrauen in die Organisation. Erwarten sie keine Änderungen, gibt es auch keinen Grund, an einer Umfrage teilzunehmen. Befragungen geben Auskunft über derzeitige Zustände. Mit dieser Information sollen anschließend Maßnahmen formuliert werden, die diese Zustände zum besseren verändern. Eine Befragung ist also immer auch ein Versprechen an die Mitarbeitenden, bereit zu sein, etwas im Unternehmen zu verändern. Um von Anfang an eine Vertrauensbasis zu schaffen, empfiehlt es sich, die Mitarbeitenden auch direkt in den Prozess einzubinden.
1. Organisatorische Überlegungen
Wird eine Befragung geplant, sollten zuerst wichtige organisatorische und rechtliche Überlegungen angestellt werden. Um Anonymität gewährleisten zu können, sollte die Stichprobengröße beachtet werden. Sind in einer Abteilung oder in einem Bereich weniger als fünf Mitarbeitende tätig, kann das die Anonymität beinträchtigen. Werden die Daten intern ausgewertet, könnte das ebenfalls das Misstrauen der Mitarbeitenden wecken, da die Vertraulichkeit gefährdet ist. Am besten wird eine Software bzw. ein Beratungsunternehmen verwendet, um die Befragung durchzuführen und auszuwerten. Das schlägt zwei Fliegen mit einer Klappe: Erstens wissen Unternehmensberater, was bei Mitarbeiterbefragungen zu beachten ist, zweitens kann dadurch die Anonymität gewahrt werden. Zusätzlich sollte ein grober Zeitplan erstellt werden, der Betriebsurlaube, Urlaubszeiten und eventuelle Umbauten oder Umstrukturierungen berücksichtigt. Auch die Vor- und besonders die Nachbereitung können zeitintensiv sein.
2. Zielsetzung
Bevor eine Umfrage erstellt und gestartet wird, sollte eine Frage beantwortet werden können: Was ist das Ziel? Wird ein zu breites Spektrum abgefragt, könnten die erfassten Bereiche zu ungenau und diffus dargestellt werden. Ein sehr eng gestecktes Themengebiet kann hingegen zum Übersehen wesentlicher Bereiche führen. Eine einzelne Befragung kann und soll nicht alle Vorgänge eines Unternehmens abfragen. Vielmehr soll ein kontinuierlicher Prozess entstehen, in dem sich Datenerhebung und Handeln abwechseln. Die Ziele sollten auch an die Mitarbeitenden kommuniziert werden, um die Transparenz zu erhöhen und Gerüchten zuvorzukommen. Mögliche Themen der Befragung könnten beispielsweise Führungskräftefeedback, Agilität, Digitalisierung oder Evaluierung der psychischen Belastungen am Arbeitsplatz sein.
3. Aufbau der Befragung
Die Fragen sollten genau an die Zielsetzung angepasst werden, ansonsten passen die Ergebnisse nicht zur Fragestellung. Bei der Formulierung der Fragen sowie dem allgemeinen Aufbau der Umfrage gibt es einiges zu beachten. Das Antwortverhalten kann durch subtile Unterschiede in Reihenfolge und Formulierung beeinflusst werden, weshalb hier Hilfe von Experten ratsam ist. Auch die Anzahl und Länge der Fragen ist wichtig. Sind sie sehr lang oder kompliziert formuliert, schwindet die Lust teilzunehmen schnell. Ebenso verhält es sich mit sehr langen Umfragen, die ermüdend wirken und die Teilnahmewahrscheinlichkeit verringern.
4. Wie geht es weiter?
Die Ergebnisse korrekt statistisch auszuwerten und zu interpretieren, ist oft keine einfache Aufgabe. Prozentuelle Verteilungen in Diagrammform zu sehen, mag eindrucksvoll erscheinen, daraus die richtigen Schlüsse zu ziehen ist aber die eigentliche Arbeit. Werden aus den Ergebnissen falsche Schlussforderungen gezogen, können unter Umständen unpassende Maßnahmen eingeleitet oder Problembereiche übersehen werden. Nicht nur das Budget für die Umfragen selbst, sondern auch für die anschließenden Maßnahmen sollte vorher einkalkuliert werden. Die Ergebnisse sollten an die Mitarbeitenden schließlich auch kommuniziert werden, ebenso wie Handlungs- und Optimierungspläne. Auch bei der Kommunikation ist einiges zu beachten, weshalb auch hier Berater und Change-Agents hilfreich sein können. Der gesamte Befragungsprozess wird schließlich nach einem oder zwei Jahren wiederholt, um die Wirksamkeit der Maßnahmen zu kontrollieren. Die meisten Fragen sollten identisch zur vorherigen Umfrage bleiben, um aussagekräftige Ergebnisse zu erhalten.
Fazit zu Mitarbeiterumfragen
Mitarbeiterbefragungen sind ein wichtiges Tool, um das Erleben und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden gegenüber dem Unternehmen zu ermitteln. Der Vorteil gegenüber Mitarbeitergesprächen liegt in der Anonymität und der Zeitersparnis, da alle Beteiligten gleichzeitig teilnehmen können. Es können Stärken sowie Handlungsbedarf identifiziert, relevante Kennwerte errechnet und direktes Feedback eingeholt werden. Regelmäßige Mitarbeiterumfragen sind somit ein essenzielles Werkzeug erfolgreicher Unternehmen.
Was man nicht messen kann, kann man nicht lenken.
Von Peter F. Drucker (1909-2005), Ökonom
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