Virtuelle Teams: Digitale Führung leicht gemacht
Die offensichtlichste Eigenschaft, die virtuelle Teams ausmacht, ist die meist ausschließlich digital stattfindende Kommunikation über beispielsweise Videokonferenzen. Die Teams sind also nicht an örtliche Gegebenheiten gebunden und können an verschiedenen Standorten arbeiten. Vor allem in Zeiten des Homeoffice wird diese Art der Teamarbeit immer beliebter. Die Teammitglieder werden dabei oft je nach konkreter Zielvorstellung ausgewählt und arbeiten an einer spezifischen Aufgabe. Diese Gruppen sind also sowohl in ihrer Interaktion als auch in ihrer Zusammensetzung sehr flexibel und wandlungsfähig. Das bringt viele Vorteile mit sich, kann aber vor allem auch Führungskräfte vor Herausforderungen stellen. Beachten Sie die fünf Tipps in diesem Artikel, ist digitale Führung leicht gemacht.
Chancen von virtuellen Teams
Virtuelle Teams haben eine Vielzahl an Vorteilen. Beispielsweise ist die Personalauswahl nicht an Örtlichkeiten gebunden, was die Auswahl an Fachkräften erheblich einfacher macht. Außerdem können diese auch nur für spezifische Projekte hinzugezogen und je nach Bedarf in verschiedene Gruppen integriert werden.
Insgesamt bietet die digitale Zusammenarbeit ein wesentliches Plus an Flexibilität. Die Kosten für den Arbeitsweg fallen weg, was weniger Spritkosten und Zeitverschwendung verursacht. Auch zwischen einzelnen Terminen oder Meetings kann die Zeit sinnvoll genutzt werden, zum Beispiel um private Erledigungen zu tätigen. Das kann die Work-Life-Balance verbessern.
Das Übertragungsrisiko von Krankheiten ist bei räumlich versetzt arbeitenden Mitarbeitenden natürlich viel geringer. Gerade in der momentanen Zeit der Corona-Krise setzen deshalb viele Arbeitgeber auf Homeoffice als Teil von Hygiene-Maßnahmen.
Herausforderungen digitaler Führung
Um digital optimal kommunizieren zu können, müssen jedoch die technischen Voraussetzungen erst erfüllt sein. Internetversorgung mit ausreichender Bandbreite und aktuellen technischen Geräten sind dafür ein Muss. Funktioniert die Internetverbindung oder eines der Geräte nicht, gibt es dabei nicht wie in Unternehmen direkt vor Ort eine IT-Abteilung, die sich darum kümmern kann.
Virtuelle Teams ermöglichen die Zusammenarbeit von Menschen aus verschiedenen Teilen des Planeten und damit auch verschiedenen Zeitzonen. Dies kann den Arbeitsalltag unter Umständen deutlich komplizierter gestalten. Zusätzlich können die fehlende soziale Eingebundenheit und Interaktion zu Gefühlen von Einsamkeit und Isolation führen. Die emotionale Belastung geht dabei Hand in Hand mit der strukturellen Problemlage, die der fehlende Face-to-Face-Kontakt mit sich bringt. Auch das Verschwimmen von Privat- und Berufsleben beklagen manche Arbeitnehmende.
Ebenso stellt das Leiten virtueller Teams Führungskräfte vor besondere Herausforderungen. Das Abgeben von Kontrolle fällt vielen schwer, und es bedarf einiges an Vertrauen in die Mitarbeitenden, da der Einblick in den tagtäglichen Arbeitsalltag bei virtuellen Teams oft geringer ist. Im Büro kann der Chef zu jeder beliebigen Zeit bei seinen Mitarbeitenden kontrollieren, was gerade erledigt wird. Ist das Team örtlich getrennt, ist dies nicht möglich. Das bedeutet mehr Eigenverantwortung für die Mitarbeitenden und mehr Vertrauen seitens der Führungskräfte.
Wie führt man virtuelle Teams?
Wie gelingt es also, sich als Führungskraft an diese Umstände anzupassen und ein Team erfolgreich aus der Ferne zu leiten? Diese fünf Punkte sind ein Muss für alle digitalen Leader.
Technische Ausstattung
Als erstes ist darauf zu achten, dass alle Teammitglieder einen ausreichend belastbaren Internetzugang haben und die benötigte technische Ausstattung besitzen. Um Meetings via Videokonferenz ohne ständige Unterbrechungen halten zu können, bedarf es einer stabilen Verbindung. Unterlagen sollten problemlos geteilt werden können und der Informationsaustausch muss reibungslos erfolgen können. Zudem können verschiedenste Tools helfen, die aktuelle Aufgabenlage und den Projektstatus zu dokumentieren. Die Vorgesetzten können dabei meist jederzeit Einsicht nehmen und behalten so auch leichter die Übersicht.
Feedbackkultur
Um eine Basis für die Entstehung von Vertrauen und von Teamwork zu schaffen, sollte im Unternehmen eine gute Feedback-Kultur herrschen. Ohne offene Kommunikation scheitert die Projektarbeit schon, bevor sie begonnen hat. Da im digitalen Gespräch das Lesen der Körpersprache und Mimik großteils verloren geht, ist es umso wichtiger, Feedback aktiv einzuholen und anzubringen.
Vertrauensbasis
Um einander vertrauen zu können, muss man sich erst einmal kennenlernen. Eine Führungskraft sollte sich zu Beginn immer Zeit nehmen, seine/ ihre Teammitglieder auf einer persönlicheren Ebene zu erleben und auch umgekehrt sich selbst offen und authentisch zu zeigen. Dabei kann auch helfen, zumindest ein-, zweimal im Jahr Treffen vor Ort zu organisieren, denn direkter Kontakt kann den Teamgeist der Mitarbeitenden stärken.
Klare Strukturen
Unklarheiten bezüglich der Rollenverteilungen und Hierarchiestrukturen sind schon in normalen Büros oft ein Problem, im virtuellen Kontext kann dies aber noch verstärkt auftreten. Klare Zielvorgaben und Aufgabenbereiche zu etablieren und von Beginn an klar zu kommunizieren, ist deshalb sehr wichtig. Alle Beteiligten sollten diese Regeln verstehen und alle Fortschritte sollten laufend dokumentiert werden.
Richtige Teamkonstellation
Je mehr Menschen man in einem Team zusammenbringt, desto chaotischer und unübersichtlicher wird die organisatorische Komponente. Es sollten deshalb genügend Personen im Team sein, um die Aufgabenlast optimal abzudecken, aber nicht so viele, dass die Führungskraft die Übersicht verliert. Teams können bei Bedarf auch in kleinere Gruppen unterteilt werden, die jeweils wieder einen Teamleader haben. Die Mitarbeitenden in virtuellen Gruppen brauchen zudem ein höheres Maß an Unabhängigkeit, Kommunikationsfähigkeit und eine hohe Frustrationstoleranz. Auf diese Eigenschaften sollte geachtet werden, wenn es darum geht, Teammitglieder auszuwählen. Zusätzliche Hilfestellung können Schulungen und Berater leisten, die speziell auf die Bildung dieser Teamfähigkeiten ausgerichtet sind.
Fazit zu virtuellen Teams
Teams, die örtlich getrennt arbeiten und virtuell kommunizieren, werden immer beliebter. Besitzen die Teammitglieder bestimmte Eigenschaften wie Selbstständigkeit und sind mit der richtigen technischen Ausrüstung ausgestattet, sind gut Vorrausetzungen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit gegeben. Digitale Führungskräfte werden vor besonderen Herausforderungen gestellt, geben sie aber klare Strukturen und eine gute Feedbackkultur vor, die auf Vertrauen basiert, steht dem Erfolg nichts mehr im Weg.
Welche Erfahrungen haben Sie mit virtuellen Teams und digitaler Führung gemacht? Ich freue mich auf Kommentare und Feedback!
Zusammenkommen ist ein Beginn. Zusammenbleiben ein Fortschritt. Zusammenarbeiten ist ein Erfolg.
von Henry Ford, Gründer der Ford Motor Company
Literatur:
Grunau, P., Ruf, K., Steffes, S., & Wolter, S. (2019). Homeoffice bietet Vorteile, hat aber auch Tücken. Mobile Arbeitsformen aus Sicht von Betrieben und Beschäftigten, ZEW-Kurzexpertise, 19-03.
Gibson, C. B., & Cohen, S. G. (Eds.). (2003). Virtual teams that work: Creating conditions for virtual team effectiveness. John Wiley & Sons.
Malhotra, A., Majchrzak, A., & Rosen, B. (2007). Leading virtual teams. Academy of Management perspectives, 21(1), 60-70.
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Kommentar von Paul Lahner |
Toller Artikel! In meinen Augen liegt das Hauptproblem in der überstürzten Einführung durch Corona. Die Grundlage existiert seit Jahren, wurde bis 2020 aber verschlafen. Jetzt fehlen die Prozesse, die Zwischenkommunikation (die früher auf einen Kaffee geschehen ist) und so weiter. Die Meetings klappen einigermaßen gut, aber alles was dazwischen passiert fällt jetzt unter den Tisch - quasi die unkontrollierte / ungesteuerte Kommunikation zwischen Gruppen / Einzelpersonen. Dadurch kommt man meist erst sehr spät zu Informationen, die man früher "durch Zufall" erhalten haben.
Antwort von Selina Kern
Hallo Paul,
Ich gebe dir völlig Recht, dass diese Grundlagen schon viel früher hätten ausgearbeitet werden müssen. Dass ein gewisser Teil der Kommunikation, die sonst in Pausen oder auch in der Freizeit stattfindet, verloren geht, merke ich leider auch. Ich hoffe, in Zukunft kreative Lösungen seitens der Unternehmen für dieses Problem zu sehen.
Liebe Grüße,
Selina