Zeitmanagement: 5 Methoden für mehr Organisation
Unternehmen suchen ständig nach Wegen, effizienter und produktiver zu arbeiten, um Verschwendung zu minimieren und Gewinn zu steigern. Für Mitarbeitende ist die Fähigkeit, die eigene Zeit sinnvoll zu nutzen, daher eine wichtige Kompetenz. Am Ende des Tages auf die To-Do-Liste zu schauen, nur um festzustellen, dass man bloß einen Bruchteil davon abgearbeitet hat, ist frustrierend und führt auch für Mitarbeitende zu Unzufriedenheit. Durch besseres Zeitmanagement bleibt am Ende des Tages nichts Wichtiges liegen und die freie Zeit kann besser genutzt und genossen werden. Neben hilfreichen Tipps zum Zeitmanagement erfahren Sie heute auch fünf Methoden, die bei der Selbstorganisation helfen.
Entspannung durch Selbstorganisation
Das Schlagwort Work-Life-Balance ist aktueller denn je, mit gutem Grund. Besser genutzte Arbeitszeit bedeutet häufig eine entspannte Freizeit, welche maßgeblich zum Erhalt unserer psychischen Gesundheit beitragt. Wer zuhause nicht abschalten kann und ständig noch zu erledigende Dinge im Kopf hat, läuft Gefahr, einem Burnout zum Opfer zu fallen. Im Büro gibt es genauso wie im Homeoffice zahlreiche Dinge, die uns von der Arbeit ablenken: Kolleginnen und Kollegen, die etwas besprechen wollen, Kinder, die Aufmerksamkeit brauchen oder eine E-Mail, die auf eine Antwort wartet. Besonders auch das Smartphone stellt eine Quelle unzähliger Möglichkeiten zur Prokrastination dar. Wer bei so vielen Ablenkungen nicht lernt, zu priorisieren und seine Zeit zu managen, wird am Ende des Tages nicht wirklich produktiv arbeiten können.
Es gibt leider nicht die eine Methode oder den einen Tipp, die ein Top-Zeitmanagement garantieren. Was aber bestimmt helfen kann, ist erst eine Methode auszuwählen und mit dieser zu beginnen. Je nach persönlichem Schwachpunkt (Prokrastination, Organisation, Priorisierung etc.) lassen sich zahlreiche Tipps und Tricks finden, die Abhilfe schaffen können. Tatsächlich umsetzen muss man sie jedoch selbst, was manchmal Selbstdisziplin erfordert. Die gute Nachricht: Mit etwas Übung wird ein gutes Zeitmanagement schnell zur Gewohnheit. Viele dieser Methoden lassen sich auch im privaten Kontext anwenden, wenn Hausarbeit, Kinder oder andere Verpflichtungen zu Überforderung führen. Aufgaben werden so effizienter und schneller erledigt und die dabei gesparte Zeit lässt sich nach Herzenswunsch füllen.
5 Methoden für besseres Zeitmanagement
1. Kanban-Tafel
Ursprünglich von Toyota entwickelt, stellt die Kanban-Tafel eine effektive Methode dar, um Aufgaben zu organisieren. Ein großer Vorteil dieser Tafel ist ihr einfacher Aufbau, der eine etwas komplexere To-Do-Liste umfasst. Die Tafel besteht aus drei Spalten, auf denen beliebig viele Notizzettel angeordnet werden. Die erste Spalte beschreibt die zu erledigenden Aufgaben (To Do). Die zweite beschreibt Aufgaben, die schon in Bearbeitung sind (Doing) und die dritte Spalte umfasst bereits Erledigtes (Done). Mit dieser Methode lässt sich ein Überblick über anstehende Deadlines bewahren und ein Gefühl der Überforderung vermeiden.
2. ABC-Methode
Eine noch differenziertere Methode als die Kanban-Tafel ist die ABC-Analyse. Dabei werden Aufgaben danach geordnet, wie wichtig und wie dringend sie sind. Dazu werden drei Kategorien erstellt: Projekte, die wichtig sind und schnell erledigt werden müssen (A), Aufgaben mit hoher Priorität (B) und jene, die weder besonders dringlich noch wichtig sind (C). Diese Methode ist besonders hilfreich, wenn man vor lauter Punkte auf der To-do-Liste den Überblick verliert und nicht weiß, worauf man sich zuerst stürzen sollte. Ein weiterer Vorteil der ABC-Analyse ist die Identifikation von Aufgaben, die stets verschoben werden, weil sie weniger wichtig sind.
3. Pomodoro-Prinzip
Das in den 1980er Jahren entwickelte Pomodoro-Prinzip ist etwas komplexer und wurde im Beitrag, Das Rezept der Produktivität: Effizienz in Tomatenform von zweikern, bereits genauer erklärt. Die Grundidee des Pomodoro-Prinzips ist eine erhöhte Produktivität durch gezielte, häufige Pausen. Ursprünglich wurde mit 30-Minuten-Intervallen gearbeitet, wobei auf eine 25-minütige Konzentrationsphase eine fünfminütige Pause folgt. Die Zeitintervalle können je nach Vorlieben angepasst werden, was diese Methode flexibel und anpassungsfähig macht. Es gibt inzwischen auch zahlreiche Apps und Timer-Optionen, die die Umsetzung besonders leicht machen.
4. Eisenhower-Matrix
Die Eisenhower-Matrix greift die ABC-Methode auf und erweitert sie noch um eine Kategorie. Dazu wird eine Matrix erstellt, die aus vier Feldern besteht. Das erste Feld enthält Aufgaben, die wichtig und dringend sind, das zweite beinhaltet dringende, aber nicht wichtige Erledigungen, ein weiteres Feld gibt es für wichtige, aber nicht dringende und ein letztes für weder wichtige noch dringende Aufgaben. So werden sowohl der Termindruck als auch die Priorität jedes einzelnen Auftrags berücksichtigt. Diese Technik ist leicht anzuwenden und kann für die Effektivität des Zeitmanagements einen bedeutenden Unterschied machen.
5. SMART-Technik
Auch diese Methode zielt darauf ab, die Selbstorganisation zu erleichtern. SMART bildet dabei ein Akronym für fünf Kriterien, die das Setzen von Zielen erleichtern: S steht für spezifisch und beschreibt das möglichst konkrete Formulieren von Zielen. Irrelevante Beschreibungen werden dabei gestrichen. Genaue Beschreibungen brauchen auch Messbarkeit, was bedeutet, dass quantitative oder qualitative Kriterien zur Erreichung des Ziels festgelegt werden. Das A beschreibt die Wichtigkeit eines attraktiv formulierten Ziels (attraktiv im Sinne von erreichbar, auf Englisch „achievable“), das man auch tatsächlich erreichen möchte. Attraktive Ziele müssen auch realistisch sein, da sonst die Gefahr besteht, sich überfordert zu fühlen und aufzugeben. Das abschließende T steht für terminiert, das Ziel soll also eine eindeutige Deadline bekommen. Diese Methode lässt sich auf viele Bereiche anwenden und sorgt mit etwas Übung für mehr Klarheit und Struktur.
Fazit zum Zeitmanagement
Gutes Zeitmanagement ist eine Fähigkeit, die trainiert werden muss. Die aufgeführten fünf Methoden können eine große Hilfe sein, um den Arbeitsalltag zu organisieren und Stress zu vermeiden. Mehr Produktivität bedeutet schnelleres Erledigen von To-dos und lässt mehr Zeit für Dinge und Menschen, die uns wichtig sind.
Es ist nicht zu wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist zu wenig Zeit, die wir nicht nutzen.
Von Seneca, römischer Philosoph und Politiker
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